單位檔案室建設方案

單位檔案室建設方案（精選5篇）

單位檔案室建設方案 篇1

　　根據紹興市檔案局《紹興市直部門、20xx年數字檔案室建設工作計劃》，我辦擬於20xx年12月前完成數字檔案室建設及申報和認定工作。爲此項工作得到全面落實，特製定方案如下：

　　一、指導思想

　　以黨的__屆四中全會、省委十二屆六次全會、市委六屆八次會議、全省和全市檔案工作會議精神爲指導，以堅持科學發展，積極適應“四個變化”，實現“四個轉移”爲重點，以加強檔案基礎業務建設和檔案隊伍建設，以人防發展和紹興經濟社會發展服務爲目標，促進紹興人防事業的發展。

　　二、目的要求

　　按照紹興市檔案局關於開展數字檔案室建設工作的通知要求，我辦的數字檔案室建設要本着“少花錢，多辦事，辦好事”的原則，既要確保數字檔案室建成後的質量達到優秀等級，又要確保我辦數字檔案室建設在20xx年12月建成，爲我辦檔案室省三級達標打好基礎。

　　三、方法步驟

　　具體分三個階段實施：

　　(一)準備階段(20xx年3月-20xx年4月上旬)：

　　1、成立數字檔案室建設領導小組：

　　組 長：李幼興

　　副組長：李根法 傅仕法

　　成 員：何鐵峯、金近、任明、王韻芳、劉笑、張莘昕

　　領導小組下設四個工作小組，即綜合協調組、設備保障組、網絡建設組、檔案掃描組。傅仕法同志爲綜合協調組組長，任明同志爲設備保障組組長，何鐵峯同志爲網絡建設組組長，金近同志爲檔案掃描組組長。

　　2、明確分工：

　　(1)綜合協調組的主要任務：

　　①負責實施計劃的制定

　　②建立數字檔案室相關規章制度

　　③負責各組之間的協調;負責與市檔案局的聯繫

　　④負責數字檔案室的申報和認定事宜

　　(2)設備保障組的主要任務：根據數字檔案室建設的需要配置設備設施。

　　(3)網絡建設組的主要任務：

　　①協助綜合檔案室完成網絡原文版檔案管理軟件的安裝開通;

　　②協助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公自動化系統的連接;

　　③啓用OA系統發文管理模塊中本辦電子文件的流轉;

　　④按照政府信息公開條例要求，在本辦互聯網上公佈相關文件。

　　(4)檔案掃描組的主要任務：協助綜合檔案室完成目錄數據庫和全文數據庫建設。

　　(二)實施階段(20xx年4月-20xx年11月)：

　　市檔案局《關於開展數字檔案室建設工作的通知》明確，市檔案局將對數字檔案室建設工作進行統一部署、統一規範、統一指導，因此在實施階段，各組的職責就是根據市檔案局的統一部署開展各項工作，協調組負責數字檔案室建設工作的進度。

　　(三)申報和認定階段(20xx年12月)：

　　整理數字檔案室建設的申報材料，起草數字檔案室建設認定報告，接受市檔案局的驗收和認定確保驗收認定達到優秀等級。

單位檔案室建設方案 篇2

　　檔案工作是企業自身建設的一項重要工作，對提高各企業各部門工作質量和效率有着重要作用。

　　一、公司檔案現狀

　　目前公司檔案大部分分散於各職能部門，各職能部門在從事本部門工作的同時因種種原因難免會無暇兼顧，造成部分檔案資料的流失，同時員工在借閱非本部門檔案時也有很多不便，不利於開展工作。此外，公司現存檔案沒有進行規範的集中管理，這就使得檔案查找困難，這種種弊端使得公司的文檔資源利用率低，不能很好地爲公司的整體發展提供服務。

　　二、檔案室建立的意義

　　檔案形成於公司日常生產管理過程當中，它不僅記錄了企業的建設史、成長史、改革史、發展史，而且記錄了企業各個方面、各個環節的真實情況，是企業擴大生產和銷售、加強經營和管理、維護權利和利益、保持發展和穩定的可靠憑證與有力依據，是企業資產和生產要素的重要組成部分。

　　因此爲了加強和規範我公司運管檔案統一管理工作，避免公司檔案資料的遺失，提高到公司檔案的使用便捷性與利用率，使檔案在公司發展過程中逐漸完善、信息化，爲公司的長遠發展提供參考與監督，結合工作實際，特製定出本方案。

　　三、檔案室建立的指導思想、管理原則和目標任務

　　指導思想：立足公司各部門工作特點，以服務爲宗旨，加快檔案室信息化進程，使檔案室與公司各部門信息統一化，爲公司的各個運營環節提供參照，促進公司的現代化步伐。

　　管理原則：以統一管理爲原則，堅持資源整合和資源開發

　　目標任務：按分步進行、逐步完善的原則，紮實開展檔案室建立工作，使我公司檔案工作更加規範化、標準化，爲公司的發展提供參考與便利。

　　四、工作計劃

　　（一）

　　第一階段：

　　1、加強檔案室硬件設施建設，保障檔案工作的順利開展。

　　2、構建檔案管理的整體框架體系，並制定相應的規章制度，作爲開展工作的依據。內容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規則、保管期限、移交、銷燬等。

　　3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍，各部門緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。

　　（二）第二階段：

　　1、對積存實體檔案進行有序整理，包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。

　　2、以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。

　　（三）第三階段：檔案目錄、數據錄入，檔案數字化。通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統，能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。

　　（四）第四階段：檔案室的日常管理。依託前三個階段對檔案的分類入庫，微機錄入，以及保證檔案室工作順利進行的制度的制定，爲檔案的日常管理提供了依據準則。此外，在此階段還應穿插以上階段的工作內容，使公司的檔案管理不斷完善，四個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規範化、信息化進程。

　　五、工作措施

　　（一）硬件設施的建設（見附表）

　　（二）做好資料的收集、整理工作

　　1、整理歸檔檔案室現有的文檔，按時間、部門、大類做粗略分類，並做好記錄工作。

　　2、收集各部門存檔的各類檔案，做好文檔的移交工作。具體工作參照《公司檔案歸檔範圍》、《公司檔案管理制度》、《公司檔案管理辦法》等的相關規定操作。

　　（三）各類檔案的歸檔入庫工作

　　做好資料的收集工作後，嚴格按照《公司檔案分類表》和《檔案保管年限界定表》對各類檔案進行收集、歸類、整理入庫。

　　（四）編制檔案目錄索引，搞好檔案軟件錄入工作。

　　將編制歷年文書檔案目錄並逐一錄入微機，以便於微機查閱。

　　（五）建立和完善檔案建設的各類制度及簿冊。

　　制定完善檔案規範化建設管理的基本制度，同時規範建立各類檔案借閱、管理、登記、銷燬等相關簿冊。

　　（六）加強個部門間協作配合，規範的完成檔案的移交工作

　　六、實施步驟

　　（一）完善檔案室建立工作硬件設置。

　　（二）制定檔案室建立工作的實施方案，按計劃逐步進行，各個環節要明確工作人員，由各部門指定人員專/兼職負責其部門的文件整理歸檔移交工作，分解落實責任。

　　（三）對所收集檔案有進行序規範整理入庫，編制索引目錄，然後建立與實體相對應的電子版內容。

　　（四）建立和不斷完善檔案建設的制度、辦法及簿冊，以便於檔案的日常管理。

　　至此，我公司檔案管理從人員隊伍到管理制度、管理辦法以及規範的建立流程共同構成了我公司的檔案管理體系，在實踐中將不斷完善，使我公司的檔案管理成爲公司不斷髮展的助推力。

單位檔案室建設方案 篇3

　　一、硬件設施

　　1.庫房要求：應儘量按照《檔案館建築設計規範》的要求建造檔案庫房，遠離火源、水源、和污染源等基本要求，門窗應有較好的封閉性。

　　2.裝具：爲方便使用，可選用密集架。需要注意的是，安裝使用密集架對對地面承重能力有較高要求，樓板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。

　　3.設備：檔案保管的技術設備，如去溼機、加溼機、空調、滅火器、裝訂機、複印機、消毒滅菌設備以及檔案進出庫的運送工具等等。

　　4.卷皮和卷盒：按照需要購置。

　　5.消耗品；防黴防蟲藥品，吸溼劑，各種表格及管理性的辦公用品

　　二、檔案管理流程

　　1.規劃出檔案分類方法，建議採用職能機構——時間——事件的分類方法。統計出校內獨立並且其檔案需要歸檔的職能機構的總數量，對各職能機構檔案的數量以及更新速度有個初步的瞭解。根據具體情況，把800平米的檔案室按合理劃分出若干個科室。

　　2.接下來就是檔案的收集，學校各機構（院系之類）把非現行且具有價值的文件統一移交到檔案室，同時規定，以後各機構應隨時把需要歸檔的文件移交到檔案室，並做好登記。檔案室對移交過來的檔案進行排列、分類、裝盒、上架，做好類內案卷排列和案卷目錄。

　　3.檔案使用過程中的維護和保護，首先做好“八防”，防火、防水、防潮、防黴、防蟲、防光（使用白熾燈）、防塵、防盜。然後是定期檢查，清點。

　　4.鑑定與銷燬，對檔案應進行定期的價值鑑定，依情況一年或者半年一次，在價值鑑定時，建議相關院系機構派出一名人員協助，因爲他們更清楚自己機構產生的檔案價值是否依在，對已無價值過期的檔案銷燬清理。

　　5.檔案利用，原則上只對校內服務，要有進出登記，以便備查。

　　6.條件允許的話，可將檔案進行數字化，建成檔案數據庫，各機構可在校園網上通過賬號/密碼的方式查閱檔案資料。

單位檔案室建設方案 篇4

　　檔案是國家機構、企事業單位、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、文化等各方面活動直接形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，是國家信息資源的重要組成部分。

　　檔案工作涉及各個領域和行業，是各項建設事業發展的重要基礎之一，在國民經濟和社會發展服務中具有不可替代的重要作用。

　　本設計方案尊崇中辦發【20xx】15號文《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確要求檔案機構要“建立健全人防、物防、技防三位一體”的檔案安全防範體系，確保檔案安全。

　　檔案庫房一體化智能管理系統V1.0主要包括了有效整合檔案庫房安全管理系統、檔案存放環境智能管理系統、檔案存儲設備智能管理系統、實體檔案管理系統、庫房導引系統等幾大系統。

　　各系統數據相互共享、既獨立運行又互相協作聯動運行，嚴格按照檔案安全保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求，讓檔案庫房環境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效、人員身體更健康。

　　真正把現在科技完美的融入到檔案信息現代化事業建設中來，更好的服務社會、服務民生，努力爲推動檔案信息化、檔案管理現代化進程做出貢獻。

　　檔案庫房一體化智能管理系統是以庫房爲核心、以服務爲基礎的C/S結構和B/S結構並行的系統架構，兩種架構並行的優勢在於充分發揮C/S和B/S各自的優點，使系統運行效率更高、用戶體驗性更好。

　　基於Windows服務提升了檔案庫房一體化智能管理系統V1.0的靈活性和敏捷性，從系統架構層面爲複雜多變的檔案庫房管理業務提供統一的解決方案。

　　檔案庫房一體化智能管理系統以服務爲基礎，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。

　　其中的服務主要包括：庫房環境數據採集服務、視頻監控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯動服務、檔案服務、文件存儲服務、網絡服務。

　　各服務之間協同運作確保庫房環境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現了檔案庫房一體化智能管理系統實現庫房一體化的先進性和必要性。

　　系統集成了檔案管理系統，從電子檔案到實體檔案的收集、管理、存放、利用的一體化管理，藉助手持設備、條碼掃描槍等信息手段實現檔案的無序存放、有序管理。

　　既滿足各級檔案館對電子檔案的業務管理需要，也滿足了各級檔案館對實體檔案的業務管理需求。

　　檔案庫房一體化智能管理系統在庫房環境管理方面的先進性，是實體檔案的安全存放的堅強後盾;鋼之傑率先提出了庫房要實行分散控制，集中管理的先進理念。

　　這一先進理念一經提出充分肯定了檔案庫房一體化智能管理系統在檔案庫房管理中的重要作用和核心地位。

　　檔案庫房一體化智能管理系統緊密圍繞這一先進理念設計出按區域對庫房環境進行控制管理。

　　該系統把庫房這一大區域劃分成若干小區域使控制更精準、更智能調控庫房環境;該系統採用WINCE嵌入式工業觸摸屏，其功耗低、節能環保、體積小、壁掛式安裝方式等優點符合國家節能、環保、低碳的要求。

　　檔案庫房一體化智能管理系統切實爲實體檔案保駕護航，在信息化領域的豐富經驗，給檔案館數字化、信息化提供了肥沃的土壤。

　　檔案庫房一體化智能管理系統擁有完善的權限管理體系。

　　檔案庫房一體化智能管理系統擁有完善的系統日誌體系，登入用戶在登陸系統，訪問功能，操作功能都進行全方位的日誌記錄。

　　保障用戶在系統中做的操作有據可查，保障檔案數據的安全。

　　檔案庫房一體化智能管理系統通過重點數據加密傳輸，防止非法入侵、結合防火牆等其它軟、硬件設備等技術手段，保障檔案數據的安全。

　　檔案庫房一體化智能管理系統通過紅外、攝像頭等硬件設備實現24小時實體檔案佈防，通過RFID標識實體檔案，實體檔案非法出入庫自動告警，紅外檢測異常告警並聯動攝像頭實時錄像並抓拍關鍵圖片等技術手段，保證實體檔案安全。

單位檔案室建設方案 篇5

　　第一步：尋找合適的空間：

　　檔案庫房面積要求滿足單位檔案管理需要，並有一定預留空間（20-30年）；

　　第二步：裝修檔案室：

　　檔案庫房要實現“三鐵”：鐵門、鐵窗、鐵櫃（架）；檔案庫房要達到“八防”要求：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、黴、鼠等）。

　　第三步：根據空間面積大小，設計內部設施擺放方式及位置。

　　第四步：定製或者購買檔案室設施設備：

　　（1）檔案盒：使用無酸紙封底面、檔案盒；

　　（2）檔案櫃（架）數量充裕而且質量好：

　　①檔案櫃（架）以能放A4規格的爲好；

　　②檔案櫃（架）數量要求能滿足今後20-30年左右發展的需要，越充裕越好。

　　（3）根據實際需要配備必要的管護設備

　　第五步：建立檔案管理制度：

　　第六步：請相關部門人員參與裝封、擺放檔案資料。

　　第七步：建立檔案目錄及電子目錄。

　　第八步：前臺行政文員兼管理檔案室。

　　檔案室設施設備預算表

　　以下爲網絡參考價

　　預計費用爲：7000.00元（不含裝修費用）

　　建立檔案室的基本要求

　　一、各檔案庫的建築及技術參數：

　　1、各館室的最小面積應能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發展空間。

　　2、地板承重最大容量爲1240公斤/m2，採用密集架時應不大於1200公斤/m2。

　　3、密集櫃每組分爲六層擱板，每層擱板承重爲80公斤，櫃體自重爲80公斤。

　　4、每組櫃體存放檔案盒的多少根據檔案盒尺寸來計算。

　　5、一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議採用防盜窗，門採用防火、防盜門。

　　6、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應設在檔案室內，應設在明顯而又易於取用的走廊內或樓梯間附近。

　　7、空調安裝位置應避免空調出風直接吹向文件資料。

　　8、館室內應避免真菌、黴菌等微生物的繁殖，防止齧齒類動物（如老鼠等）的存在。管道通過牆壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他牆身孔洞也應採取防護措施，底層地面應採用堅實地坪。

　　二、檔案室的採光、通風要求

　　1、採光度（自然光和人造光）兩種，在正常的情況下，我門應該採用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應採用人造光來照明。

　　2、檔案室、查閱檔案及其他技術用房應防日光直射，並均應消除紫外線對檔案、資料的危害。

　　3、檔案庫和查閱檔案等用房採用人工照明時，應選用防爆燈，防止用電時間過長髮生失火。當採用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。

　　4、檔案室通風也應採用自然風，如果採用不方便的情況下我們也可以使用空調進行通風。

　　三、檔案室溫溼度要求

　　1、不論氣候條件如何，有條件的情況下均應設置長年的溫控裝置，溫度相對溼度要求如下表。溫溼度範圍溫度14℃～24℃，不小於14℃不大於24℃，有溫度調節設備的，溫度的日變化幅度不得超過溫度±2℃相對溼度45%RH～60%RH不小於45%RH不大於60%RH,有溼度調節設備的，相對溼度的日變化幅度不得超過±5％注意溫、溼度的測量點，是指在距地板以上1.5m和距書架櫃前0.4m處測量的數值。

　　2、對於乾燥的地區可採用加溼機，定期用溼拖把布拖地板來保證環境溼度。

　　3、溼度過大的地區，如南方地區可採用抽溼機。

　　4、檔案庫不宜採用以水、汽爲熱媒的採暖系統。確需採用時，應採取有效措施，嚴防漏水、漏汽，且採暖系統不應有過熱現象。

　　四、檔案室潔淨度要求

　　1、地面、牆面、頂棚面採用不起塵的材料。

　　2、開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。

　　3、定期打掃室內衛生，清洗防塵網。

　　五、檔案室防雷接地要求

　　1、機房建築以鋼筋混凝土結構爲宜；計算機機房的保護接地應與建築的防雷接地共用一組接地體。

　　2、接地引入線的長度不應該超過30m，其材料宜採用截面積40mm×40mm或者50mm×50mm的鍍鋅扁鋼。接地線不得使用鋁材，不同金屬互連時，應防止電化腐蝕。

　　六、檔案室電源要求

　　1、如果電壓穩定性不能滿足要求，應採用調壓或穩壓設備滿足電壓波動範圍要求。

　　2、計算機機房或數據機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應採用UPS供電系統或逆變器供電系統。

　　3、蓄電池一般設計兩組並聯，UPS蓄電池一般只設計一組，UPS設計需要設計冗餘備份，可以採用串聯或並聯方式。採用逆變器/UPS時，主要逆變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用。

　　4、檔案館室內照明的照度標準應符合規範要求。