文件管理辦法範文

文件管理辦法範文（通用5篇）

文件管理辦法範文 篇1

　　1、目的

　　爲規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特製定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責

　　2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審覈，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審覈，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3、1上行文:請示，報告，計劃，總結;

　　3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;

　　3、3平行文:信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4、1發文統一使用以上文件類別之一。

　　4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

　　4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

　　4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距爲1、5倍，以清晰、美觀爲原則;

　　4、7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:"字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須註明;

　　4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。

　　4、9日期:

　　4、9、1一般應寫發文日期;

　　4、9、2制度或會議通過的文件應寫通過的日期;

　　4、9、3重要的文件寫簽發的日期;

　　5、文號

　　5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。

　　5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;

　　5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

　　6、用印

　　6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;

　　6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7、1包括撰寫、審覈、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審覈。

　　7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全責任，應本着負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;

　　7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7、5發放。由發文部門填寫<文件發放登記表>，並做好發文簽收登記工作。需要回覆辦理的文件，還要填寫<文件處理單>，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

　　7、6收文。文件管理人員(一般爲行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在<收文登記表>內，內容包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情況、備註等。

　　7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

　　7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。

　　7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

　　8、相關文檔

　　8、1文號編碼規則

　　8、2<文件編號使用登記表>

　　8、3<對外發文登記表>

　　8、4<對內發文登記表>

　　8、5<收文登記表>

　　8、6<文件處理單>

　　8、7<傳閱單>

　　8、8<用印登記表>

　　8、9對外發文格式

　　8、10對內發文格式

　　8、11報告總結格式

文件管理辦法範文 篇2

　　機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

　　一、辦理程序

　　(一)機要文件由機要人員簽收、啓封、覈對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

　　(二)按領導籤批的範圍進行傳閱。

　　(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

　　(四)歸檔，交上級部門。

　　二、傳閱

　　(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀範圍進行傳閱。

　　(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。

　　三、保密

　　(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

　　(二)對於機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

　　(三)借閱機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准;絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

　　(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

　　(五)涉密文件，不得複製或摘抄。

　　四、歸檔

　　(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，保持整潔、清潔。

　　(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

　　(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

　　(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理辦法範文 篇3

　　爲加強鼓樓區委辦公室涉密文件、資料的管理，規範相關工作程序，根據《中華人民共和國保密法》(以下簡稱《保密法》)及有關保密工作規定，制定本制度。

　　一、收文制度

　　接收國家祕密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設薄登記，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽收等手續。

　　二、發文制度

　　分發國家祕密文件、資料，必須嚴格按照規定的範圍發放，不得擅自擴大範圍。發文人員應履行登記、編號、簽收手續，並嚴格分發範圍，遵守相關規定;簽收時必須逐件清點、覈對。

　　傳遞涉密文件、資料應當通過保密員進行，文件應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。

　　三、製作(打印)制度

　　製作國家祕密文件、資料，應當按照《保密法》規定，履行定密程序，標明密級和保密期限，註明發放範圍及製作數量，絕密級、機密級的應當編排順序號。使用計算機制作祕密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網絡聯接。密件應當在內部文印室印刷，嚴格按照批准的數量製作，不得多制、私留。

　　四、閱讀(傳閱)制度

　　涉密文件、資料須按規定範圍傳達、閱讀，不得擅自擴大範圍，也不得向無關人員泄露文件內容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，並填寫“傳閱單”，記載夾內密件份數、編號和閱讀時間等，閱後簽字並主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，並有保密員在場。

　　五、借閱制度

　　閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應按時限要求及時追回。

　　密級文件資料，未經密級確定機關、單位或者上級機關批准，禁止複製、複印、摘抄、彙編。如複印、摘抄、彙編機密級和祕密級文件，必須經批准並履行審批手續，同時不得改變其密級、保密期限和知悉範圍，並視同原件管理。

　　六、清退制度

　　按照規定應當清退的涉密文件、資料，原則上應按要求退回原制發的機關、單位。特殊情況的，應說明原因並報經原制發機關同意。

　　七、銷燬制度

　　需要銷燬的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領導審批，並履行清點、登記手續，不得擅自銷燬。送指定造紙廠銷燬的，要有保密員等二人以上押運和監銷。嚴禁將涉密載體作爲廢品出售。

文件管理辦法範文 篇4

　　第一條 涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬製、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷燬，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽字等手續。

　　第二條 閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，涉密文件應存放在鐵皮櫃內;對絕密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專櫃存放。

　　第三條 學院各部門閱辦的涉密文件應當及時清退。一般情況下，絕密及文件不超過一箇月，機密級以下文件不超過三個月。確需延長使用的，應當到保密室辦理借用手續。

　　第四條 攜帶涉密文件外出，絕密級必須由學院領導批准，機密以下必須由處，部、系，附屬醫院領導批准。嚴禁攜帶涉密文件到公共場所或探親訪友。

　　第五條 不宜向社會公開的內部資料、刊物等，應當妥善保管，定期清理和銷燬。

　　第六條 銷燬涉密文件應當按規定登記、審批，由二人以上到指定場所監銷。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。

文件管理辦法範文 篇5

　　一、收文制度

　　接收國家祕密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設薄登記，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽收等手續。

　　二、發文制度

　　分發國家祕密文件、資料，必須嚴格按照規定的範圍發放，不得擅自擴大範圍。發文人員應履行登記、編號、簽收手續，並嚴格分發範圍，遵守相關規定;簽收時必須逐件清點、覈對。

　　傳遞涉密文件、資料應當通過保密員進行，文件應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。

　　三、製作(打印)制度

　　製作國家祕密文件、資料，應當按照《保密法》規定，履行定密程序，標明密級和保密期限，註明發放範圍及製作數量，絕密級、機密級的應當編排順序號。使用計算機制作祕密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網絡聯接。密件應當在內部文印室印刷，嚴格按照批准的數量製作，不得多制、私留。

　　四、閱讀(傳閱)制度

　　涉密文件、資料須按規定範圍傳達、閱讀，不得擅自擴大範圍，也不得向無關人員泄露文件內容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，並填寫“傳閱單”，記載夾內密件份數、編號和閱讀時間等，閱後簽字並主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，並有保密員在場。

　　五、借閱制度

　　閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應按時限要求及時追回。

　　密級文件資料，未經密級確定機關、單位或者上級機關批准，禁止複製、複印、摘抄、彙編。如複印、摘抄、彙編機密級和祕密級文件，必須經批准並履行審批手續，同時不得改變其密級、保密期限和知悉範圍，並視同原件管理。

　　六、清退制度

　　按照規定應當清退的涉密文件、資料，原則上應按要求退回原制發的機關、單位。特殊情況的，應說明原因並報經原制發機關同意。

　　七、銷燬制度

　　需要銷燬的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領導審批，並履行清點、登記手續，不得擅自銷燬。送指定造紙廠銷燬的，要有保密員等二人以上押運和監銷。嚴禁將涉密載體作爲廢品出售。