檔案工作制度

檔案工作制度（精選7篇）

檔案工作制度 篇1

　　一、目的

　　1、保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

　　2、維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

　　3、便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的’前提和保證。

　　二、人事檔案保管制度的基本內容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查覈對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

　　（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。

　　（2）檢查覈對制度。檢查與覈對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

　　檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無黴爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查覈對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查覈對：

　　（1）突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：

　　（2）對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。

　　（3）發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。

　　（4）轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：

　　①取出應轉走的檔案；

　　②在檔案底賬上註銷；

　　③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　④按發文要求包裝、密封。

　　在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，覈對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　（5）保衛保密制度。具體要求如下：

　　①對於較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

　　②庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　③庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。

　　④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

　　⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸菸。

　　⑥離開時關燈關窗，鎖門。

　　（6）統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

　　①人事檔案的數量。

　　②人事檔案材料收集補充情況。

　　③檔案整理情況。

　　④檔案保管情況。

　　⑤利用情況。

　　⑥庫房設備情況。

　　⑦人事檔案工作人員情況。

檔案工作制度 篇2

　　1、整理幹部人事檔案，事先要對缺少的幹部人事檔案材料進行補充收集，並備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙打孔機（縫紉機）等必備的物品和設備。

　　2、整理要做到：幹部人事檔案材料鑑別和分類準備、編排有序、目標清楚、裝訂整齊。

　　3、整檔人員必須熟悉黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的’專業知識，掌握整理幹部人事檔案的有關規定和基本方法、技能，認真負責地做好整理工作。

　　4、必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《幹部檔案工作例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的祕密。

　　5、現階段，必須將新建的和所有現職幹部人事檔案，按新的《幹部檔案整理工作細則》徹底規範地整理一遍，零材料及時裝訂入卷。需轉出的要特別重視，嚴格把關。

　　6、不得私自塗改、抽取或僞造檔案材料。

　　7、不得擅自處理或銷燬檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷燬的材料，經主管領導批准按規定銷燬。

　　8、在整檔過程中，要切實做好防火和安全保密工作，整理室內嚴禁吸菸，嚴防丟失和泄露檔案內容。

檔案工作制度 篇3

　　一、收集制度

　　1、定期將各類計劃、科研、教案、經驗、聽課記錄等資料收集好交園長室。

　　2、園長半年一次將收集的資料經整理閱看後交資料室。

　　3、資料室及時將各類業務資料做好登記並分門別類裝入檔案袋保管好。

　　4、重視檔案的儲存工作，注意保密。

　　二、歸檔制度

　　1、資料室及時做好歸檔工作，不遺失，不損壞。

　　2、嚴格執行檔案查閱制度，除園長外一律不外借，如特殊情況，有關人員須得到園長批准方可查閱，閱後要及時歸還。

　　3、檔案按年度（學年度）排列整齊，裝訂做到分類準確，排列有序，裝訂整齊。

　　三、查閱制度

　　1、凡查閱檔案須做好登記手續，查閱後直接面交保管員。

　　2、查閱檔案時不得任意塗改、損壞、遺失。

　　3、查閱人員只能按指定資料查閱，不得帶出，本園檔案僅供本園使用，如外單位需查閱，須經園長同意。

　　四、保管制度

　　資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防黴等保護工作，確保資料完好無損。各類資料均應按有關規定進行分類管理，園舍資料屬長期保存資料，不得隨意銷燬。

檔案工作制度 篇4

　　爲規範人事檔案工作程序，加強人事檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、中央組織部《幹部檔案工作條例》和省、地、市組織、人事部門的有關規定，結合實際情況，制定本制度，自20xx年1月1日起施行。

　　一、查（借）閱制度

　　1、查閱單位應填寫《查閱人事檔案審批表》，按照查閱人事檔案的規定辦理審批手續。不得憑藉調查證明材料介紹信查閱人事檔案。

　　2、管檔單位要根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。

　　3、查閱人事檔案時，查閱單位應派兩名以上政工幹部或中共黨員查閱。

　　4、檔案一般不外借。如必須借出使用，要說明理由，經局主要負責人批准，嚴格履行登記手續，限期歸還，並不得擅自轉借他人。

　　5、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。任何單位不分管幹部工作的領導及其他人員不得藉故查閱人事檔案，如有此類情況發生，管檔同志要說服或有權拒絕。

　　6、查閱人事檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公佈檔案內容，違犯者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。

　　7、借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自複製、拍攝檔案內容。

　　因工作需要從檔案中取證的，必須請示審查批准後才能複製、拍攝，複製、拍攝必須在管檔工作人員全程監控下進行。

　　8、查閱人事檔案，一般要在閱檔室內完成，查閱完畢要及時返還入庫，政工科內不得滯留人事檔案。

　　二、收集制度

　　1、按照《幹部檔案工作條例》和《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，要經常地有計劃地將反映幹部“德、能、勤、績”的材料收集歸檔，逐步完善人事檔案的內容。

　　2、在市組織、人事部門統一部署下，要根據工作需要和檔案中缺少材料的情況，有計劃地佈置填寫幹部履歷表、自傳、鑑定等，及時補充幹部人事檔案內容。

　　3、要積極主動地收集應當歸檔的人事檔案材料。

　　4、歸檔材料必須內容真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備，需組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後才能歸入人事檔案。

　　5、歸檔材料應統一使用16開規格的辦公用紙，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。

　　6、報送人事檔案材料時應認真填寫《轉遞人事檔案材料通知單》，並按人事檔案轉遞的要求辦理好交接手續。

　　7、管檔人員要對收集到的人事檔案和人事檔案材料認真審查鑑別，對符合歸檔要求的材料進行登記。

　　三、鑑別歸檔制度

　　1、要根據《幹部檔案工作條例》、《幹部人事檔案材料收集歸檔歸定》和《幹部檔案整理工作細則》等有關規定，認真做好鑑別工作。

　　2、 收集的材料，歸檔前必須認真審查、鑑別，符合要求的才能歸檔。

　　3、未經鑑別，任何人都不得擅自銷燬人事檔案材料，不得私自將不屬於歸檔範圍的材料歸檔或從人事檔案中撤出材料，發生此類現象，應查清情況，追究責任，嚴肅處理。

　　4、對不屬於歸檔範圍的材料不得擅自歸檔，經鑑別後，可視情況予以處理。

　　5、經鑑別應銷燬的材料，必須詳細登記，報請局領導審查批准後，才能銷燬。

　　6、屬於歸檔的材料，均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　四、轉遞制度

　　1、人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。

　　2、縣及相當於縣以上的黨委組織人事部門，可以直接轉遞幹部人事檔案。

　　3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　　4、轉遞檔案必須按統一規定的“幹部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封。

　　5、收到檔案的單位，經覈對無誤後，應在回執上簽名蓋章立即退回。

　　逾期一箇月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。

　　6、爲使幹部人事檔案能夠隨幹部調動或職務的變動而及時轉遞，幹部調配、任免部門應將幹部調入單位和任免通知及時告知幹部人事檔案管理部門，並建立必要的`聯繫制度。

　　五、檢查覈對制度

　　1、堅持每年全面檢查覈對一次檔案，發現問題及時解決。

　　2、及時檢查干部人事檔案的實有數量與登記簿冊目錄中的數量是否相符。

　　3、檢查庫房、檔案櫃、檔案盒等是否符合存放要求，是否有利於“六防”措施的實施。

　　4、檢查干部人事檔案所在的方位是否與幹部人事檔案的櫃號、編號相符。

　　5、檢查干部人事檔案的轉遞、借閱、歸還等是否有記載。

　　六、保管保密制度

　　1、存放人事檔案必須使用鐵質檔案櫃，實現檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室“三室分開”。

　　2、要努力達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）的要求，安全防護設施要經常進行檢查，並有記錄，做到萬無一失。

　　3、檔案庫房和閱檔室內，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆等妨礙檔案安全的物品。

　　4、工作人員離開庫房時要關燈、鎖好門窗，單獨使用電閘的應拉下電閘。

　　5、保管的人事檔案，必須登記造冊，每半年或一年要按人頭核一次，發現問題及時解決。

　　6、人事檔案庫房爲機要室，無關人員一律不得進入。

　　7、檔案工作人員，不準向無關人員談論有關人事檔案的內容，如有泄漏或公佈檔案內容者，應視其情節輕重予以嚴肅處理。

　　8、嚴禁任何個人私自保存他人的檔案，對僞造、塗改、銷燬檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》、《幹部檔案工作條例》的，應視其情節輕重，予以嚴肅處理。

　　9、嚴禁用電話索取或提供有關幹部的全面情況和涉及幹部的政治歷史或其他重要問題的情況。

　　10、嚴禁任何人攜帶檔案及檔案材料，進入公共場所和娛樂場所。

　　七、管理人員職責

　　1、堅持黨的基本路線，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的方針、政策，努力提高政治思想水平。

　　2、熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，提高業務水平和工作能力，積極爲幹部工作服務。

　　3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容。

　　4、堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。

　　5、工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。

　　八、送交檔案材料歸檔工作制度

　　1、要按照人事檔案收集歸檔的要求，將檔案材料及時歸檔。

　　2、要在材料形成後30天內歸檔。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留歸檔材料。

　　3、由市組織、人事部門管理檔案的，要主動收集本單位幹部人事檔案材料，及時送交檔案管理部門歸檔。

　　4、送交歸檔的材料應符合歸檔的要求，材料不齊全、內容不真實、手續不完備等不符合歸檔要求的材料，應及時通知材料形成部門，補送材料或補辦手續，形成材料的部門必須按規定認真辦理。

檔案工作制度 篇5

　　第一章 總 則

　　第一條 爲加強公司各類檔案的管理，確保檔案資料保存安全、完整，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特製定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱的檔案是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第二章 檔案管理機構及其職責

　　第三條 檔案管理由綜合辦公室統一管理，並指定專人負責公司檔案管理維護工作。

　　第四條 公司各部門、各水廠應指定專人負責檔案整理和歸檔工作，公司員工均有保護檔案的義務。

　　第三章 檔案的分類及保管期限

　　第五條 檔案的分類及保存期限

　　(一)本級黨的代表大會、共青團代表大會、職工代表大會，大會的一套材料存永久。代表大會的通知、日程、參加人名單、會議決議、選舉的結果、會議的報告、會議材料等。

　　(二)本級黨委、政協、紀委、共青團、工會、婦聯、執委會、全體委員會會議、政府常務會、辦公會議的文件材料，公報、決定、決議、記錄、紀要、討論通過的文件、領導人講話、參加人員名冊永久保存。

　　(三)本企業董事會、監事會、股東會構成及變更材料會議形成的通知、議程、報告、決定、決議、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件、參加人名單、在履職和維權過程形成的文件，永久保存。

　　(四)本企業資本登記、資本變動、融資文件材料、股權轉讓、債券融資、股東股權登記等材料永久保存。評估報告、審計報告永久保存。本企業資產管理文件，土地、房屋、基礎設施、不動產產權登記、自然資源所有權、商標權、專利權等永久保存。

　　(五)本機關黨的、行政的辦公會記錄、紀要永久保存。

　　(六)本機關召開的工作會議、專題會議的文件材料，會議的請示、批覆、議程、決定、決議、總結報告、記錄、紀要、會議的材料及聯合召開的會議等永久保存。

　　(七)上級機關、上級領導檢查、視察本單位工作時形成的重要文件材料、講話、照片等永久保存。

　　(八)本單位向上級主管單位的請示、報告有批覆的存永久，無批覆重要事項存30年，無批覆一般事項存10年。

　　(九)本單位收到的有關機關、上級主管單位機構制發的文件材料，涉及本單位經營管理主要事項存永久。

　　(十)本單位與其他單位或企業發生的業務往來、戰略合作協議、合同、協議、公告、公示、審計、法律事務、保險等存永久。

　　(十一)本單位的業務文件材料

　　1、本單位制定的管理辦法，中長期規劃綱要，經營決策文件永久保存。

　　2、本單位年度工作計劃、總結、任務目標永久保存。

　　其中：黨的工作年度計劃、總結永久保存。

　　行政的工作年度計劃、總結永久保存。

　　工會的工作年度計劃、總結永久保存。

　　團委的工作年度計劃、總結永久保存。

　　各個廠的的工作年度計劃、總結永久保存。

　　各部門的年度計劃、總結存30年。

　　3、統計報表：反映本單位年度的各項各類年報表永久保存。

　　(1)黨的黨員、黨組織報表等永久保存。

　　(2)行政向上級報的報表永久保存。

　　(3)廠的生產年、月報表(反映生產狀況，生產任務完成情況)永久保存。

　　(4)團員團的工作報表永久保存。

　　(5)教育培訓、安全、計劃生育、檔案統計、人力資源、勞資等，凡是向上級交的表都應存檔，年度表永久保存，月季報表如果沒有同類年報表，提高檔次永久保存。

　　(6)物質統計報表永久保存。

　　(7)工業普查報表永久保存。

　　4、本單位編輯、編寫的文件材料永久保存。

　　5、本單位財務管理制度、規定、辦法永久保存;財務預算、決策永久保存;財務年計劃、總結30年。

　　6、人力資源管理辦法、制度、規劃、決定報告等永久保存;人員的錄用、轉正、聘任、調資、定級、定職、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫卹、安置等文件永久保存;任免、升降、獎懲、考覈、職稱評聘等永久保存;勞動合同永久保存;獲省部級以上表彰、獎勵的永久保存，以下30年;收到警告(不含)以上處分的永久保存，警告30年;職工調動工作的行政、工資關係的介紹信，存根永久;每年底在冊職工名冊永久保存。

　　7、黨員名冊每年底寫一份存永久;轉出、轉入黨團組織關係的介紹信及存根永久保存。

　　8、共青團勞動競賽、表彰先進、團費管理、重要的文體活動永久保存。

　　9、本機關大事記、組織機構沿革永久保存。機構設置、撤併、名稱更改、印章啓用和作廢永久保存。

　　10、企業認、達標等活動的呈報、審批材料、企業獲得的資質、信譽證書永久保存。

　　11、本企業生產組織、質量、能源、設備、安全、消防、環保、計量、科技、信息化、標準、圖書、機要、檔案、保密、保衛、綜合治理、信訪、外事、情報、市場營銷等管理文件重要材料、計劃、總結永久保存。

　　12、環境保護工作制度、總結、環保調查、監測、分析永久保存。環境影響評價書、環保污染防治措施、總結、報告、污染事故搶救、調查、處理文件材料永久保存。

　　13、企業住房、房產分配、出售、出租工作文件材料永久保存。職工承租、購置企業房產的.合同、協議有關手續永久保存。

　　14、新聞媒體對本企業重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道永久保存。本企業文化建設、紀念、慶典活動重要的永久保存。一般的30年。

　　15、除紙質材料外，有保存價值的光盤、照片等永久保存。

　　第六條 檔案存放地點及歸檔時間

　　1、公司各部門、各水廠檔案統一存放於公司總部檔案室。

　　2、公司各部門、各水廠上一年度檔案於本年度2—3月按要求交至公司檔案室，5—6月由檔案整理人員對上一年度檔案進行整理和系統錄入。

　　第四章 歸檔要求

　　第七條 立卷

　　1、正本在前，定稿在後爲1件;正文在前，附件在後爲1件;原件在前，複製件在後爲1件;轉發文在前，被轉發文在後爲1件;覆文在前，來文在後爲1件;批覆在前，請示在後爲1件;漢文本在前，少數民族文字在後爲1件;中文在前，外文在後爲1件。文件處理單應與文件爲1件，不應單獨存放。草稿，修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，一般情況下都不需保存。報表、名冊、圖冊等一冊(本)爲1件(原裝訂本不拆)。

　　2、跨年度的請示與批覆，放在批覆年立卷，跨年度會議文件放在會議開幕年立卷，跨年度的規劃文件放在規劃批覆年立卷。

　　3、卷內文件資料按時間順序排列，時間相同的可順序排列。

　　4、卷內文件材料需根據卷內目錄編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁正面的右上角。

　　第八條 案卷質量

　　1、案卷封面，應做到工整，清晰，封面文字應能準確反映出卷內文件材料的內容。

　　2、卷內文件需完好、清晰，破損的文件要進行裱糊。

　　3、案卷卷首爲《卷內目錄》，卷內文件沒有提名的，由文件整理人員根據內容擬定標題。

　　4、案卷裝訂前要拆除金屬物。

　　5、案卷卷末爲《備考表》應寫明立卷人，審覈人，立卷時間。

　　6、歸檔部門應指定專人將歸檔文件分類別按照歸檔要求編制歸檔文件目錄，與歸檔文件一同交至公司檔案室。檔案整理人員負責對目錄與存檔資料的一致性進行審覈，審覈不合格的將退回存檔部門重新整理。審查合格的檔案由檔案整理人員按類別存放於檔案室。

　　第五章 檔案的借閱

　　第九條 檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳;外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

　　第十條 公司原始檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，需由申請借閱部門填寫《檔案借閱審批表》，經申請部門經理及綜合辦公室負責人審批後方可借出。借出文件資料應由申請借閱部門負責，在規定時間內及時歸還。

　　第十一條 需對檔案文件資料進行復印的，應由申請借閱部門填寫《檔案借閱審批表》，完成檔案借閱登記手續後方可借閱複印檔案;不需複印及借出的，需填寫《檔案查閱單》，完成查閱登記手續後方可借出。

　　第十二條 借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經總經理批准。

　　第十三條 借閱檔案人員必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　第十四條 任何部門和個人都不得將檔案任意保留和私藏。

　　第六章 檔案的銷燬

　　第十五條 對經鑑定沒有保管價值的檔案，需填寫《檔案銷燬清單》，由總經理批准後方可進行統一銷燬。

　　第十六條 檔案銷燬工作須有2人在場方可進行，由檔案遞送部門指定專人負責銷燬，綜合辦公室指定專人監銷。

　　第七章 附則

　　第十七條 本辦法未盡事項按國家法律、法規、總公司、和本公司依法制定的規章制度執行。

檔案工作制度 篇6

　　1、全院建立主動送交幹部檔案材料歸檔的工作制度，形成檔案材料的部門，確定專人負責，及時地將形成的幹部檔案材料送交檔案室歸檔。

　　2、送交的檔案材料必須符合檔案收集範圍且爲辦理完畢的正式材料。

　　3、歸檔材料先交組織部、人事處鑑別，屬於幹部檔案的內容，材料必須完整齊全、真實、文字清楚、對象明確，並寫明承辦單位及時間。

　　4、歸檔手續必須完備。歸檔的材料，凡規定有組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料，（如審查結論、複查結論、處分決定或意見、組織鑑定等）一般應有本人簽字（特殊情況下，本人未見面簽字的由組織註明）。

　　5、送交的材料如不符合歸檔要求時，檔案室要及時通知組織部、人事處，補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定辦理。

　　6、送交的幹部檔案材料若有塗改、僞造的要堅決予以清除，並報請主管領導追究有關人員的.責任。

　　7、送交的幹部檔案材料的載體應使用規定的辦公用紙，材料左邊留出2—2.5釐米裝訂邊，文字不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水和複寫紙書寫。除電傳材料以及個別需複印存檔外，一般不得用複印件代替原件存檔（上級規定可以存複印件的除外）。

檔案工作制度 篇7

　　醫療保險業務檔案管理是醫療保險經辦管理中一項主要的基礎性工作，對維護患者合法權益、促進醫療保險健康發展具有十分重要的作用。爲了進一步貫徹落實《醫療保險業務檔案管理規定（試行）》和《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》，積極推進醫療保險業務檔案規範化管理，制訂如下工作制度。

　　一、醫療保險業務材料收集整理規範

　　（一）醫療保險業務檔案材料收集分類，必須按照《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯繫緊密、銜接有序，按主表在前、附件在後，審覈結果在前、審覈依據在後，重要憑證在前、次要憑證在後的原則排序。

　　（二）醫療保險業務檔案材料紙樣統一採用國際標準A4型紙張。

　　1、複印件全部採用A4型紙張複印，並加蓋單位公章，對其提供的材料進行確認；

　　2、原件小於A4紙張的，需用膠水粘貼於A4白紙上，粘貼時應注意向A4紙張縱向的右下側粘貼；橫向A4紙張的材料，必須將字頭向內（左）側整理，但應留出2.5CM的裝訂位置；

　　3、原件大於A4紙張的，應摺疊成A4紙張大小，但不能釘壓字跡。

　　（三）醫療保險業務檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以複製後方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、複寫紙，確保醫療保險業務材料內容的完整性和真實性。

　　（四）醫療保險業務檔案材料必須紙張完好整潔，如果出現紙張破損現象，應予修補完好方可歸檔。不得在歸檔的材料上塗抹、勾畫、圈劃及亂加批註。如果確需在歸檔材料上修改的，修改人必須在材料的修改部分加蓋單位公章或修改人私章，對該材料進行確認。

　　（五）已移交檔案室歸檔的醫療保險業務檔案材料，由於特殊情況，原移交處室需要更換或撤銷已歸檔的相關資料，處室經辦人必須填寫《醫療保險業務檔案材料變更登記表》，經所在處室負責人和檔案管理部門負責人籤批後，檔案室工作人員方可進行更換或撤銷原已歸檔

　　材料。

　　二、醫療保險業務檔案移交制度

　　（一）業務材料歸檔移交工作辦理。中心各處室兼職檔案管理人員具體負責本處室業務材料歸檔移交工作，必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》和《醫療保險業務檔案材料收集整理規範》，進行分類收集整理，並定期向檔案室進行移交。

　　（二）業務檔案移交質量要求。兼職檔案管理人員必須嚴格按照《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》進行材料的分類整理，確保社會保險業務經辦過程中形成的醫療保險業務歸檔材料完整和規範。

　　（三）業務檔案移交質量監督。檔案室工作人員對兼職檔案管理人員移交的業務檔案，應按《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》和《醫療保險業務檔案材料收集整理規範》進行質量檢查。對不符合歸檔要求的材料，兼職檔案管理人員應及時按要求進行重新整理。各處室負責人要督促其按時按要求完成業務材料歸檔整理移交工作。

　　（四）業務檔案移交手續辦理。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《醫療保險業務檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。《醫療保險業務檔案移交表》一式貳份（兼職檔案管理人員、中心檔案室各留存一份）。

　　三、檔案室人員工作職責

　　中心辦公室設檔案室，檔案室人員工作職責如下：

　　（一）宣傳貫徹執行《醫療保險業務檔案管理規定（試行）》和《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》，制訂檔案管理工作各項規章制度。

　　（二）協助同級檔案行政管理部門和同級人力資源社會保障行政部門，指導下級社會保險經辦機構檔案管理業務工作。

　　（三）統一管理本單位社會保險業務材料的立卷歸檔工作。

　　（四）開展檔案資料利用服務工作，編制檢索工具，迅速準確地提供有效利用。

　　（五）做好檔案信息化工作，提高檔案現代化管理水平。

　　（六）遵守保密制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。

　　（七）組織檔案的鑑定銷燬工作。

　　四、兼職檔案管理人員工作職責

　　中心各處室配備兼職檔案管理人員，兼職檔案管理人員工作職責如下：

　　（一）認真學習《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》，貫徹執行檔案管理的有關規章制度，熟悉掌握《醫療保險業務材料收集整理規範》。

　　（二）做好本處室醫療保險業務材料收集、整理的基礎工作，確保社會保險業務檔案的完整性、準確性和系統性。

　　（三）根據《醫療保險業務檔案管理規定（試行）》要求，按照“年度—險種—業務環節”方法對收集的社會保險業務材料進行分類歸檔整理，確保業務材料規範化、專業化。

　　（四）按時做好醫療保險業務檔案和電子文檔的歸檔移交工作。

　　（五）與中心檔案室保持聯繫，及時反映對檔案管理工作的意見和要求。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　（一）各處室兼職檔案管理人員負責本處室社會保險業務材料的收集整理工作。

　　1、醫療保險業務材料的收集按照《醫療保險業務檔案管理規定（試行）》的歸檔範圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保醫療保險業務檔案齊全、準確、規範。

　　2、凡歸檔的醫保保險業務材料必須利於長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和複寫、傳真製作醫療保險業務材料。

　　3、歸檔的`醫療保險業務材料必須統一按“年度—險種—業務環節”方法進行分類整理，並編制卷內目錄、備考表。案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰或用電腦打印。

　　4、案卷裝訂前要去掉金屬物，對破損的材料應及時修整，案卷應用三孔一線封底打活結方法裝訂，裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左下角打印頁號。

　　5、案卷各部分排列要求，用軟卷封面（含卷內文件目錄）——文件——封底（含備考表）以卷號排列次序裝入盒。

　　6、各處室的醫療保險業務檔案，要在規定時間內移交到檔案室集中統一保管。

　　（二）中心檔案室檔案管理人員負責醫療保險業務檔案歸檔保管工作。

　　1、檔案室管理人員對接收歸檔的醫療保險業務檔案，按《廣東省醫療保險業務檔案管理實施辦法》編制案卷目錄，做好入庫、上架保管工作。

　　2、嚴格執行歸檔手續。檔案室管理人員要對移交的社會保險業務檔案進行認真檢查和驗收，對不符合歸檔要求的材料有權拒收，並要求重新進行整理。各處室兼職檔案管理人員應將歸檔的醫療保險業務材料和電子文檔定期向中心檔案室移交，移交時應填寫《醫療保險業務檔案移交表》一式二份，經交接雙方覈對簽字後，以備考查。

　　六、檔案保管保密制度

　　（一）檔案室庫房是檔案集中存放的機要重地，檔案管理人員必須加強管理，外人不得隨意進入庫房。

　　（二）庫房內應排列有序，按照類別年度依次從左至右，從上至下排列，便於管理和查找。

　　（三）庫房內必須採取防盜、防火、防水、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案的完整安全。

　　（四）定期打掃衛生，保持庫房的整齊、清潔，經常對庫房進行各項安全檢查，並作好記錄，發現問題及時採取措施消除隱患。

　　（五）定期進行庫房檔案的清理覈對工作，做到賬、物相符，對破損或載體變質的檔案要及時修補和複製。

　　（六）檔案管理人員要遵守保密紀律，忠於職守，不得利用工作之便私自將檔案帶出檔案室。

　　（七）經常檢查檔案庫房，嚴格控制和管理庫房鑰匙，確保檔案安全。

　　七、檔案統計查閱利用制度

　　（一）檔案室工作人員必須對本單位檔案和檔案工作的發展情況進行調查研究、統計分析。

　　（二）健全檔案統計內容，定期對檔案的收進、移出、整理、鑑定銷燬、保管數量、利用情況、檔案構成、機構人員設施、庫房管理等情況進行統計。

　　（三）建立檔案工作統計臺賬，經常覈實內容、數量，做到物、賬相符。

　　（四）檔案室工作人員要熟悉庫房檔案的內容，瞭解中心各處室對檔案的需要，積極主動爲本單位各項工作服務。

　　（五）本單位人員需要利用檔案時，應辦理借閱登記手續，利用完畢後及時歸還，並註銷借閱登記。

　　（六）外單位人員需要利用檔案時，應持單位介紹信或本人身份證，方可辦理查閱手續。查閱保密檔案，需經中心分管領導批准後，准予查閱。查閱檔案不得將檔案帶出檔案室。

　　（七）檔案利用者在查閱檔案時，嚴禁喝茶、抽菸，必須愛護檔案。不得拆卷、塗改、剪切檔案，如有發現，依法追究責任，嚴肅處理。

　　八、檔案鑑定銷燬制度

　　（一）中心檔案室成立檔案鑑定小組，定期或不定期對檔案進行鑑定工作，按規定剔除不再具有保存價值的檔案。

　　（二）檔案鑑定小組由分管檔案室的中心領導、辦公室領導、檔案管理人員、業務處室負責人和人力資源社會保障部門行政部門有關人員組成。

　　（三）鑑定小組對已到期的醫療保險業務檔案進行鑑定，對鑑定爲可以銷燬的檔案，經省醫保保險管理中心主要負責人批准之後銷燬。

　　（四）檔案的銷燬由檔案室管理人員負責，會同有關處室兩人以上監督人員監督銷燬，監銷人員在銷燬檔案以前，應認真進行清點核實，並在銷燬清冊上簽名，註明銷燬的方式、時間和地點，銷燬清冊永久保存。

　　（五）鑑定中如發現業務檔案保管期限過短，有必要繼續保存的，鑑定小組應當重新確定保管期限。

　　九、檔案室設備維護使用制度

　　（一）檔案室指定專人定期對檔案設備的運轉情況進行檢查，保持檔案設備的清潔衛生。如果發現設備有損壞現象，應及時進行維修處理；如遇解決不了的問題應及時向上級領導反映解決問題。

　　（二）檔案室用電設備必須按時進行線路檢查，防止漏電、打火現象，杜絕安全隱患，確保檔案室資料安全。

　　（三）檔案室所有帶電源的設備必須做到先開電源，再開設備。

　　（四）檔案室帶電設備需要斷電時，必須先關設備再關電源。

　　（五）檔案室如有設備長期不用，應將其電源切斷。

　　（六）堅持使用和維護相結合原則。操作人員在設備日常維護工作中應做到“三好”（管好、用好、維護好）、“四會”（會使用、會保養、會檢查、會排除故障）。