文件的管理制度

文件的管理制度（精選11篇）

文件的管理制度 篇1

　　一、檔案人員崗位責任制

　　1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考覈取得崗位資格證書。

　　2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業)有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自複製等瀆職行爲的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。

　　3、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。

　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

　　5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷燬。

　　6、保持庫房的’整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫溼度記錄及溼度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常覈對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

　　8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

　　9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

　　10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啓檔案箱、櫥。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自爲他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

　　3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。

　　4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。

　　5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。

　　6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

　　三、檔案保密制度：

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守祕密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得泄露檔案內容。

　　2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

　　3、不利於保密的地方不得存放機密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

　　5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

　　四、檔案移交制度：

　　1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。

　　2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。

　　3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件彙編、參考資料等隨同一起移交。

　　4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。

　　5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

　　2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，分類準確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。

　　7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

　　六、檔案統計制度：

　　1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

　　3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。

　　4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。

　　5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。

　　七、檔案的開發利用

　　1、充分利用檔案爲教育教學服務。

　　2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。

　　3、對檔案的利用要及時登記。

　　八、檢查與考覈

　　1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責範圍及工作標準。

　　2、本標準由市社區服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，並作爲考覈有關部門、有關人員的依據。

文件的管理制度 篇2

　　1、目的與適用範圍

　　爲了確保在質量體系運行中的各個場所使用的文件是有效版本,特製定本制度。

　　本制度適用於《質量手冊》、《程序文件》的`更改,發放和回收的管理。

　　2、管理要求

　　2.1全質辦是《質量手冊》、《程序文件》的歸口管理部門。

　　2.2《質量手冊》、《程序文件》在貫徹實施過程中若發現差距或不符合實際情況時,各職能部門要以書面形式反饋全質辦,全質辦向管理者代表提出更改報告,填寫文件更改通知單,經管理者代表報準後進行更改、控版和回收。

　　2.3全質辦指定專人負責《質量手冊》、《程序文件》按規定範圍進行發放、更改和因收,對其使用和保管進行監控。

　　2.4全質辦受管理者代表委託解釋《質量手冊》和《程序文件》的有關內容。

　　2.5技術科負責對《質量手冊》、《程序文件》進行標準化審查。

　　2.6《質量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進行更改、回收等。

　　2.7《質量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準外借,更

　　不準私自提供他人轉抄或複印,若發現類似問題,應予以追究責任。

文件的管理制度 篇3

　　1、主題內容與適用範圍

　　本文件根據我廠產品的生產性質、生產類型和產品的複雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規定了完整性。

　　本文件適用於變壓器新產品的生產。老產品的工藝整頓也參照執行。

　　2、引用標準

　　gb/t4863-93機械製造工藝基本術語

　　gb/t6583-1994質量保證術語

　　jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則

　　jb/t9165.1-1998工藝文件完整性

　　3、一般要求

　　3.1工藝文件是指導工人操作和用於生產、工藝管理的主要依據,要做到正確、完整、統一、清晰。

　　3.2本標準所規定的內容應在產品設計、試製、鑑定和生產的各個階段相應編制完成。

　　3.3產品的生產性質是指樣機試製、小批量試製和正式批量生產。樣機試製主要是驗證產品設計結構,對工藝文件不要求完整,可根據具體情況而定;小批試製主要是驗證工藝,所以小批量試製的工藝文件基本上應與正式批量生產的工藝文件相同。不同的是後者通過小批試製過程驗證後的修改補充,更加完善。

　　4、工藝文件種類

　　4.1產品結構工藝性審查記錄

　　記錄產品結構工藝性審查情況的一種工藝文件。

　　4.2工藝方案

　　根據產品設計要求、生產類型和企業的生產能力,提出工藝技術準備工作具體任務和措施的指導性文件。

　　4.3產品零(部〉件工藝路線表

　　產品全部零(部〉件(設計部門提出外購件的除外〉在生產過程所經過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術科、供應部使用。

　　4.4焊接工藝卡片

　　用於對複雜零(部〉件進行電、氣焊接。

　　4.5特殊工序操作指導卡

　　4.6典型零件工藝過程卡片

　　用於製造具有加工特性一致的一組零件。

　　4.7標準零件工藝過程卡片

　　用於製造標準相同、規格不同的標準零件。

　　4.8裝配工藝過程卡片。

　　4.9工藝守則

　　某一專業工種所通用的一種基本操作規程

　　4.10工序質量分析表

　　用於分析工序質量控制點的每個特徵值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環境等因素對質量的`影響程度,以使質量處於良好的控制狀態的一種工藝文件。

　　4.11工序質量控制圖

　　用於對工序質量控制點按質量波動因素進行分析、控制的圖表。

　　4.12產品質量控制點目錄

　　填寫產品中所有質量控制點的零件圖號、名稱及控制點名稱等的一種工藝文件。

　　4.13外協件明細表

　　填寫產品中所有外協件的圖號、名稱和加工內容等的一種工藝文件。

　　4.14外購工具明細表

　　填寫產品在生產過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規格與精度的一種工藝文件。

　　4.15專用工藝裝備明細表

　　填寫產品在生產過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的一種工藝文件。

　　4.16工位器具明細表

　　填寫產品在生產過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝文件。

　　4.17專用工藝裝備圖樣及設計文件

　　專用工藝應具備完整的設計文件,包括專用工裝設計任務書、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。

　　4.18材料消耗工藝定額明細表

　　填寫產品每個零件在製造過程中所需消豔的各種材料的名稱、牌號、規格、重量等的一種工藝文件。

　　4.19材料消耗工藝定額彙總表

　　將’材料消耗工藝定額明細表’中的各種材料按單臺產品彙總填寫的一種工藝文件。

　　4.20工藝總結

　　新產品經過試製生產後,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進行記述,並提出處理意見的一種工藝文件。

　　4.21產品工藝文件目次產品所有工藝文件的清單。

　　4.22車間定置管理圖

　　在車間定置中,用於表明物品與場地關係的佈置圖。

　　4.23產品製造工藝流程圖

　　是生產對象由投入到產出,經過一定順序排列的檢驗關係圖。

　　4.24產品檢驗流程圖。

　　4.25油漆工藝卡片。

　　4.26檢驗卡片。

　　根據產品標準、圖樣、技術要求和工藝規範,對產品及零件、部件的質量特性的檢測內容、要求、手段作出規定的指導性文件。

　　4.27工序質量控制點操作指導卡。

　　指導工序質量控制點上的工人生產操作的文件。

文件的管理制度 篇4

　　爲規範學校文件簽發程序，提高工作效率，根據上級有關規定，結合本校實際，特製xx學校文件簽發制度。

　　一、以學校或學校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發的涉及全局工作的指導性文件、決定、規定，經有關處室(學部)根據校務會議或黨總支會討論決定的結論擬稿，處室(學部)領導審覈，由校長或書記簽發。

　　二、以學校名義向上級報送的有關單項性問題的報告和請示，下發的有關單項性工作的指示、規定、通知，經有關處室、學部擬稿，處室、學部主管領導核稿，由分管領導簽發。政策性較強的應經校長審閱。

　　三、以辦公室名義上報、下發的文件、材料等，由辦公室主任簽發。會議通知一般由分管領導審閱同意後以辦公室名義下發。

　　四、文件簽發前，一般先由辦公室主要負責人覈實、校正文字。

　　文件處理辦法

　　爲規範學校辦文制度，明確職責分工，提高工作效率，現對學校文件處理辦法作如下規定：

　　一、收文處理

　　收來文件由文書統一簽收、啓封、登記，並分類處理。

　　1、傳閱文件。供瞭解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機密的傳閱範圍爲規定範圍，普通文件傳閱範圍爲處室、學部負責人以上幹部，由辦公室負責送閱；其他幹部自行到文書處閱讀。處室、學部負責人以上幹部閱文後應在文件處理單閱文簽名欄簽名。

　　爲加快文件傳閱速度，送閱文件一般應在當天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書統一歸檔。

　　2、承辦文件。來文要求承辦、答覆的作承辦文件處理。

　　(l)涉及重大事項或幾個處室、學部協作承辦的文件，由辦公室送校主要領導閱示後，按領導批示處理；屬處室、學部職能範圍的直接交處室、學部閱辦。

　　(2)要求辦理時限在二日以內的，作承辦急件處理。如遇主要領導外出的`，由辦公室直接交處室、學部負責人閱辦。

　　(3)處室、學部辦文完畢，需在文件處理單上填寫辦理結果，並交辦公室轉作傳閱文件。

　　借閱收來文件，需填寫借閱單，並按時歸還辦公室。

　　二、內部文件處理

　　黨總支會議、校務會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關專項會議的記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事曆等，均爲內部文件處理，記錄文件在年終統一交辦室歸檔。

　　各處室、學部的學期（學年）工作計劃在每學期（學年）開學前交辦公室，處室、學部的學期（學年）工作小結（總結）應在學期（學年）結束前10天內交辦公室彙總，由辦公室綜合整理後，作爲學校學期（學年）工作計劃、總結、行事曆的附件歸檔。各處室（學部）的有關文件材料（一式三份）應抄報辦公室。

　　三、外發文件處理

　　外發文件爲本校上報、下發的請示、報告、批覆、通知、公函、通報及信息簡報等。有關外發文件的審批程序按本校發文制度執行。外發文件需發送本校有關處室、學部及領導的，由擬文處室或學部在擬文稿上註明，由辦公室統一分發。各處室、學部外發文件由辦公室統一編號，並由辦公室視輕重緩急統一交總校文印室打印，各處室、學部負責文件的校對，辦公室負責除機密件外文件的封口、外發。文件外發前，辦公室應再作一次校閱，若有誤差，及時收回更正。

文件的管理制度 篇5

　　爲了加強機要文件的管理,進一步規範機要文件的處理程序,結合我院實際,制定本規定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啓封。一般函件除註明院領導個人和各處、室以外,要根據文件內容、密級和傳閱範圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。

　　2、機要人員對所有來文進行登記,經辦公室主任閱處後,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續。

　　3、院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院後再閱。閱文時,對於文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領導批示要求職能部門辦理的`文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室並報告分管院領導。

　　5、對於急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門並辦理文件借閱手續,而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果,並簽名和寫清楚處理日期後,退回機要室統一保管。有關業務文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過1個月。

　　7、上級來文的複印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、複製、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、複製、摘錄時,應按有關規定經批准後辦理。複印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完後,按照規定時間,及時清退交機要室。

　　9、凡涉及機要文件的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關規定追究責任。

文件的管理制度 篇6

　　1、目的：促進公司提高管理水平，規範公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規範、科學，確保文件結構與樣式的統一等制定本規定。

　　4、管理職責：企業負責人負責質量管理體系文件的批准、頒佈；質量負責人負責審覈；各部門負責人與質管部共同起草其部門的質量體系文件，並執行、協助、配合質量管理部開展工作。質量管理部負責按政策要求起草質量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有文件由人事行政部負責分發、保管、撤銷、替換、銷燬，各程序文件與質量文件的系統摘要編寫人均須按本規定製訂文件；

　　6、質量管理體系文件劃分：質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、檔案、報告、記錄、憑證。

　　6.1.1、管理制度文件：是指企業爲規範內部管理活動，對各項管理工作提出具體要求並以特定形式發佈作爲共同遵守的準則和依據；

　　6.1.2、部門及崗位職責文件：是指企業爲規範經營行爲，明確各部門及崗位職責，以特定形式發佈作爲共同遵守的準則和依據；

　　6.1.3、操作規程文件：是指企業爲規範過程管理，明確規定其操作程序和要求，以特定形式發佈作爲共同遵守的準則和依據；

　　6.1.4、檔案：企業經營過程中形成的，作爲歷史記錄保存起來以備查考的文件；

　　6.1.5、報告：是企業彙報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的文件；

　　6.1.6、記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件；

　　6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經濟業務事項發生、明確經濟責任並據以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；

　　6.1.8、技術標準：是對產品質量、規格、驗收方法等所做的技術規定，這裏主要指藥品標準或其他相應的技術標準；

　　6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按彙編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。

　　用兩位阿拉伯數字表示，新制訂的文件修訂號爲“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。

　　6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數流水號組成+版本號。如：-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產生的’第一個表格；

　　6.3、質量管理文件的編制和審批程序

　　6.3.1、質量管理制度、操作規程、崗位職責由質量管理部負責和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負責人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質量負責人審覈，經企業負責人批准後執行；

　　6.3.1.1、爲提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質量管理制度、操作規程、崗位職責上的文件起草人（姓名）、起草日期、審覈人（姓名）、審覈日期、批准人（姓名）、批准日期在文件流轉中直接錄入，文件打印出來後，相應人員同時在紙質《文件審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期；

　　6.3.1.3、爲方便查閱，崗位/制度/操作規程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內容、頁數、頁碼、實施日期、文件狀態。

　　6.3.2.1、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監督管理辦法》、新《藥品經營質量管 理規範》及其實施細則等法律、法規；

　　6.3.2.2、文字應準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結構緊密、用語規範、內容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意塗抹，不得用鉛筆填寫，沒有發生的項目記“無”或畫“/”，各相關負責人簽名處不允許空白，要籤全名；如果發生錯誤需更改，應用“─”劃去原內容，寫上更改後的內容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數標明，如：170401；

　　6.3.2.3、文件應標明題目、種類、以及文件編號和版本號；

　　6.3.2.4、質量管理制度應結合公司的實際情況，可操作性強；

　　6.3.3、制度編號後由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；

　　6.3.4、制度打印後，由人事行政部登記、下發、簽收；

　　6.3.5質量管理部每季度對質量管理體系執行情況進行檢查考覈，做好《質量管理體系評審記錄》；

　　6.4.1、質量管理體系文件在執行過程中如需調整，或因與國家法律、法規、政策文件相沖突需修訂時，由機構負責擬稿，質量負責人核稿，經企業負責人批准後由人事行政部發執行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應詳細記錄在《文件修改審批表》中；

　　6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標識，防止誤用，並由人事行政部收回管理；

　　6.5.1、公司制定的制度，由於經營管理不斷更新或與國家相關法律、法規政策相違背，已不適應或過時，須進行撤銷；

　　6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發新文件是回收舊文件，或每年對發文進行一次清理，對不適當或過時文件填寫《文件銷燬登記表》，經質量管理部、質量負責人同意後進行銷燬；

　　6.6、文件的起草、修訂、審覈、批准、分發、保管、以及修改、撤銷、替換、銷燬等應當按照文件管理操作規程進行，並保存相關記錄；

　　6.8、每季度審覈、修訂文件、使用的文件應當爲現行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現場出現；

　　6.9、非本部門執行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。

　　6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要文件，並嚴格按照規定開展工作。

文件的管理制度 篇7

　　某公司文件、檔案管理制度

　　第一章 文件管理制度

　　第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、複製、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。

　　第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔,建立文件的`收發登記簿。

　　第四條 公司常用公文種類爲:請示、批覆、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。

　　第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關於人、財務方面的重要決定,發文字號爲:×公司發[××年號]第×號。

　　第六條 公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。

　　第七條 發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記後,方可蓋章行文。

　　第八條 打印、複印資料憑部門負責人簽字的打印、複印申請單,任何人不得打印、複印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條 制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會籤。

　　第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

　　第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章 檔案管理制度

　　第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理爲主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑑定、保管。

　　第十四條 歸檔資料包括:

　　1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;

　　2、公司會議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;

　　4、會議形成的領導講話、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協議、報告等;

　　6、公司各部門的發文;

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發給各部門的抄送信件;

　　9、公司營業執照、稅務登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術資料、方案。

　　第十五條 檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批准。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、塗改、不經允許不得複印檔案。

　　3、文件複製需經綜合管理部負責人批准。

文件的管理制度 篇8

　　1、資料室要確定專人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，並將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經責任人許可，其它人員不得進入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。

　　3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸菸。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關和電源插座插頭。

　　5、資料室內要配齊各類消防設施，定期檢查並及時更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內一切電源。

　　7、室內資料要統一編碼並擺放整齊，室內乾燥、通風流暢並留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面佈置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內牆。

文件的管理制度 篇9

　　物業管理公司質量體系文件:文件和資料控制程序

　　1.0目的

　　確保現場所使用的文件和資料都是現行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用範圍

　　適用於質量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)

　　4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規則》執行。

　　4.3文件和資料的受控狀態

　　4.3.1質量手冊分爲受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋’受控文件’印章,註明受控號,非受控文件一般只進行編號。

　　4.3.2質量體系文件均爲受控文件,加蓋’受控文件’印章。

　　4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業文件由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業管理公司經理審批。

　　4.5文件和資料的發佈

　　4.5.1受控文件發放由行政部確定分發部門和數量,領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋’受控文件’印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批准後,重新發放,註明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審覈批准由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載彙總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過後,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方纔有效;若發放換頁、換版後的’新文件,應同時收回作廢的舊文件和資料,並留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經編、審、批簽名後,原件交管理者代表歸檔,列入《質量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數號用’正’字的筆劃數表示,’一’表示第一次更改,’t’表示二次更改……’正’表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回並記錄,立即蓋上’作廢’印章,統一銷燬。爲積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上’保留資料’印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關記錄

　　6.1《文件和資料領用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

文件的管理制度 篇10

　　爲了更進一步規範公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規範化管理的需要,特製定本制度。

　　一、文件、資料的來源和範圍

　　文件、資料的來源有兩種：接收和發放。

　　1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

　　2、發放的文件填寫《文件發放登記表》和《文件移交登記表》。

　　文件、資料的來源範圍分爲：公司內部文件、總公司文件和外來文件。

　　二、公司文件、資料歸檔的範圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔範圍如下:

　　1、行政類:

　　本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批覆、函件、會議紀要、公司各類證照。

　　2、經營業務類:

　　公司規劃、年度計劃、經營情況、委託書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:

　　勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、政府類：政府下發至公司的各類文件。

　　5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　三、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的’歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類、清晰明瞭、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律爲文件的來源、文件的範圍和部門頭一箇字的漢語拼音首字母大寫合併來做編號之首。如：公司辦公室的編號首爲FNB;總公司財務部發來的文件編號爲SZC;燃氣協會人事部發來文件爲SWR。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼爲:

　　1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先後,以年月日加十位進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分爲“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。“B”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“C”機密級文檔: 內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號爲:文件的來源、文件的範圍和部門頭一箇字的漢語拼音首字母大寫+類別+發佈年月日+歸檔序號+（受密級）。

　　例如: 將總公司辦公室公開發布的通知歸檔爲20xx年5月3日第一份檔案，其編號爲: JZB(A)。

　　四、檔案的保管、調閱與歸還

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統一編號後形成《文件檔案》,並根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,並按指定專櫃分類進行存放和保管。並注意防黴、防溼、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批准後方可調閱。機密級公司文檔, 須經公司經理批准後方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批准後方可調閱,並僅限於文檔的查閱，不得複製或帶走。

　　5、檔案歸還時間爲《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。

　　五、歸檔保存期限

　　1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑑、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它覈定須永久保存的文檔。

　　2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結後的項目方案、其它經覈定須三年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結後的部門請示報告、經覈定己完結且無必要保存的文檔。

　　六、檔案的銷燬

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理並銷燬。

　　2、待銷燬的文檔由專管員填報《文檔銷燬申請表》,並經相應批准人批准後,方可進行銷燬。重要級以上文檔,須部門主管批准後方可銷。機密級公司文檔, 須經公司經理批准後方可銷燬。

　　3、銷燬文檔須由兩人以上共同完成,並填寫《文檔銷燬登記表》。

　　七、附表的管理

　　本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便於填寫和查閱。附表的編號爲：啓用時的年月日+十位。

　　八、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度爲準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

　　另附：附表1《文件接收登記表》

　　附表2《文件移交登記表》

文件的管理制度 篇11

　　一、目的

　　爲提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特製定本制度。

　　二、適用範圍

　　適用於公司各類文件的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。

　　三、定義

　　1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　2、受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。

　　4、外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

　　四、職責

　　1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

　　2、各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3、文件編制、審批、發佈的權責

　　（1）各部門負責制定部門職責範圍內的制度文件。

　　（2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　（3）人事行政部爲公司文件規範化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審覈(核稿)、發佈、彙總。

　　五、文件分級分類

　　文件分級

　　1、一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行爲的概述性文件或制度彙編類文件等的系統文件。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

　　2、二級文件：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的文件。

　　3、三級文件：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規範、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　六、文件編號、標識與控制

　　（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　（二）文件的標識與控制

　　1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審覈機構的文件爲受控文件,以編號爲受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件爲非受控文件，不作標識;

　　2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作爲標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　七、文件編制、審覈、批准和發佈

　　（一）、行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審覈由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審覈由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

　　（二）、文件歸檔、發放、保管

　　1、文件歸檔

　　(1)經審批後的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　2、文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定範圍發放文件,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中籤名。

　　3、文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批准發佈的文件皆應登記編目並歸檔保存於文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，並確保文件清晰易於識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放於文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放於檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　八、文件的更改與回收作廢

　　（一）、文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，並實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審覈、批准由原文件起草、審覈、批准部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》並實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號爲A版(B、C、D等)/修改狀態爲0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係爲：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升爲B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，並確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的`問題，提出文件更改意見。

　　（二）、文件的作廢與銷燬

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發佈時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《文件銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標註“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　（三）、外來文件管理

　　外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　（四）、保密文件的管理

　　1、保密文件及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”爲原則進行管理，祕密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。

　　2、保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　（1）文件密級發放、傳閱範圍

　　（2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認爲需要讓其知悉的對象

　　（3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認爲需要讓其知悉的對象

　　（4）祕密公司部門主管級以上人員，祕密形成部門的相關人員及該部門認爲需要讓其知悉的對象

　　附件：

　　《公司內部業務便籤》

　　《文件審閱簽發單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發放登記表》

　　《文件更改/評審單》

　　《文件銷燬(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內部業務便籤

　　□通報□指示□通知□批覆

　　□協調□請示□報告□接洽

　　給(TO)：日期(DATE)：年月日

　　由(FROM)：□請回復(REPLY)□請歸檔(FILE)

　　標題(SUBJECT)：

　　內容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)

　　_____(部門)

　　_____年_____月_____日

　　起草人：各部門負責人審籤：

　　分管領導審籤：

　　總經理審籤：

　　文件發放記錄表

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號接收部門份數簽字發放/回收日期發放/回收部門

　　編制：年月日

　　文件更改/評審單

　　編號：

　　文件編號

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內容：

　　評審結論：

　　評審人員：

　　編制：年月日

　　文件銷燬(留用)記錄表

　　編號：

　　序號記錄名稱記錄編號發放

　　日期回收

　　日期數量原因

　　編制:年月日

　　外來文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱備註

　　1

　　2

　　3

　　4

　　5

　　6

　　7

　　8

　　9

　　10

　　11

　　12

　　13

　　14

　　15

　　16

　　17

　　18

　　19

　　20

　　21

　　22

　　23

　　編制：年月日

　　受控文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號版/次備註

　　編制:年月日

　　文件審閱簽發單

　　編號：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號

　　文件內容摘要

　　文件發放範圍

　　(擬文部門填寫)主送：董事長□總經理□

　　抄送：行政人事部□財務部□營銷部□項目部□

　　擬文部門負責人意見：

　　擬發籤字：

　　法務部意見：

　　審籤：

　　分管副總意見：

　　審籤：

　　公司

　　總經理意見：

　　審籤：

　　簽發

　　日期